Cerchi un Centro Congressi in Italia? Diventa tu lo stratega del meeting ideale. Ecco come organizzare un meeting perfetto in un centro congressi in Italia. Organizzare un convegno è un gran bel compito. Se le date dell’evento che vuoi organizzare sono in inverno, è giunta l’ora di iniziare a pianificare ogni dettaglio. Non basta, infatti, cercare un centro congressi in Italia per organizzare un meeting perfetto. Vanno seguiti importanti passi e saranno necessari circa sei mesi. Incerto su come iniziare a pianificare il meeting in un centro congressi in Italia? Niente paura, siamo qui per aiutarti passo passo.

Centro Congressi in Italia: quale obiettivo ha il meeting?

Il primo suggerimento che ci sentiamo di darti è quello di raccogliere tutte le informazioni sull'obbiettivo dell’evento. Quando organizzi un meeting non devi aver timore di chiedere a chi lo commissiona le sue aspettative, gli obiettivi che vuole raggiungere, lo stile che vuole dare all'evento. Raccogli e appuntati tutte le informazioni, sono di fondamentale importanza quando selezionerai location in Italia. Qual’ è il grande obiettivo del meeting? Presentare nuovi prodotti a potenziali acquirenti? Motivare il personale di vendita? Comunicare obiettivi aziendali ai dipendenti? Incentivare nuove relazioni con i fornitori? Vuoi che l’evento stimoli il dialogo tra i partecipanti oppure preferisci che i congressisti siano in ascolto attivo rispetto ai relatori? Tutte queste informazioni sono fondamentali nella scelta del perfetto centro congressi in Italia, ma non solo, sono fondamentali anche nella scelta della comunicazione esterna relativa all'evento (social network, comunicati stampa..). L’obiettivo del meeting segnerà anche lo stile dei momenti di convivialità: dal coffee break alle cene, alle attività post meeting.

Cercare un centro congressi in Italia - raccolte le informazioni condividile con il team incaricato.

Quando ti è chiaro l’obiettivo del meeting e le aspettative legate all'evento, rapportati con il tuo team. Tutti devono avere chiaro in mente il progetto, l’obiettivo finale. Ogni attività dovrà essere coordinata dallo stesso obiettivo comune. Lo stile dell’evento si ripercuote sulla scelta del centro congressi in Italia, sull'organizzazione della reception dell’evento, sulla pianificazione dei tavoli all'interno della sala conferenza. Gli hashtag usati nei social network dovranno essere funzionali all'obiettivo del meeting visto al primo paragrafo, così come la disposizione dei tavoli durante il pranzo dovrà essere funzionale al raggiungimento di quella missione.  Spesso la ricerca di un buon centro congressi in Italia si sofferma solo alla capienza della sala, al menù del pranzo e alla presenza di strumenti tecnici. Dove va a finire il raggiungimento dell’obiettivo dell’evento?

Siete pronti a scegliere il vostro Centro congressi in Italia.

Solo ora che tutto il Team ha le idee chiare, la vostra squadra è pronta a stilare il progetto definitivo dell’evento. Il budget, la presenza degli sponsor con le loro richieste, la necessità di trasporto per raggiungere la location, la definizione delle attività post meeting come attività sportive, tennis, arrampicate, mountain bike in gruppo, la scelta delle attività di relax come la SPA, la scelta del tipo di disposizione dei tavoli e del menù più o meno leggero, sono gli elementi fondamentali di discussione con il responsabile eventi del centro congressi in Italia. Ti suggeriamo di parlare in modo sintetico già di tutti questi punti in fase di richiesta della disponibilità e costo del centro congressi in Italia. Ogni punto dovrà poi essere approfondito con la responsabile eventi del Centro Congressi scelto. Specifica tutte le tue necessità in fase preliminare. La chiarezza ti aiuta a scartare i centro congressi inefficienti e a concentrarti sulle visite delle location davvero interessanti.   Stai cercando un centro congressi in Italia? Siamo una location poliedrica dove è possibile organizzare ogni sorta di evento: dal più informale con l’obiettivo di premiare il personale, al più elegante e orientato al raggiungimento di nuovi obiettivi aziendali. Contatta la nostra Responsabile per Eventi.